La signature électronique : halte aux idées reçues !

La signature électronique est un procédé agréant de certifier la totalité d’un dossier électronique et d’en authentifier l’auteur, par correspondance avec la signature transcrite d’un document papier. Il s’agit d’un concept, mêlant des aspects techniques, juridiques et pratiques. Surtout, elle est un formidable accélératrice du taux de transformation. Mais il faut avoir un outil de bonne qualité afin de garantir une sécurité maximale.

Une nouvelle façon de travailler

Tout en sécurisant les échanges, la signature électronique et ses fonctionnalités facilitent la vie. En effet, la signature électronique permet à chaque collaborateur de se consacrer à son cœur de métier puisque le temps passé sur ces tâches sera réduit. Les activités administratives font partie du quotidien de chaque organisation et réclament d’y consacrer des heures de travail généralement à faible valeur ajoutée. Contrats commerciaux, devis, facturation, ressources humaines, juridique, comptabilité,… à distance et en quelques minutes seulement, tout pourrait être finalisé et en même temps, signer les documents en ligne sera un jeu d’enfant pour vous. Elle peut être visualisée comme une fiche d’identité numérique. Ce n’est pas un scan de la signature manuscrite. Les signatures manuscrites et les accords papiers associées provoquent d’innombrables allers-retours, déclenchent de pénibles lenteurs de traitement et engendrent un flux considérable de paperasse.

Processus de dématérialisation

Pour permettre aux entreprises de progresser davantage leur productivité, ils ont besoin d’optimiser leurs processus administratifs, avoir une meilleure accessibilité de documents, un gain de temps et de place. Depuis la production des documents jusqu’à l’archivage et leur signature, la signature électronique va permettre de mettre au point le processus de dématérialisation des sociétés avec un dispositif qui sera digitalisé de bout en bout. Vu que la signature des contrats et documents reste un répit qui sollicitait encore l’archivage papier, la signature manuscrite et l’impression par faute d’appareils dédiés : stockage sur serveurs, échanges électroniques, fichiers, suites logicielles, … Notamment, les sociétés de toutes tailles ont déjà franchi le pas de la dématérialisation.

Valeur juridique et légale

Seules les options données par des collaborateurs de confiance attestés permettent de disposer de signatures électroniques à valeur juridique. Pour garantir l’analogie de leurs solutions avec le règlement, ces tiers de confiance sont audités de façon régulière. Sous réserve de l’usage d’un système fiable d’identification affirmant son lien avec l’acte auquel elle se relie, pour toutes les parties, celle-ci est beaucoup plus sécurisante. Alors, un document numérique présent la même valeur juridique qu’un engagement manuscrit grâce à la signature électronique. La signature électronique a donc la même valeur qu’une signature manuscrite.

Documents word et PDF : comment fonctionne la signature électronique pour ces 2 formats ?
Comment choisir un bon logiciel de signature électronique ?