Documents word et PDF : comment fonctionne la signature électronique pour ces 2 formats ?

À l’ère du tout numérique, la dématérialisation des échanges n’est plus un choix, mais une nécessité pour les entreprises. Et comme les échanges vont de pair avec les documents, les traditionnels papiers passent aussi à l’électronique – ce qui donne naissance à une nouvelle forme de signature : la signature électronique. De quoi s’agit-il exactement ? Comment ça fonctionne ? Voici un décryptage du sujet.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Techniquement parlant, la signature électronique est la version numérique d’une signature manuscrite. Il ne s’agit donc pas d’un simple scan. Par analogie avec la signature sur papier, cette technique est utilisée pour démontrer qu’un document numérique a été approuvé par une personne identifiée. Cette dématérialisation offre la possibilité de signer un document sans avoir à l’imprimer, et résout le problème d’usurpation d’identité dans les communications numériques. Vous pouvez signer tous types de fichiers (Word, PDF, jpg, XML, etc.). Cela dit, signer un PDF avec une signature électronique en ligne est la pratique la plus courante car ce format est plus sécurisé.

Comment signer un document PDF ?

Presque tous les lecteurs PDF offrent un moyen de signer électroniquement des documents. Mais il existe également des services en ligne qui permettent de signer un document PDF sans avoir à installer un logiciel tiers. Pour cela, il suffit de saisir le mot clé « signature électronique PDF » dans votre moteur de recherche et choisir parmi les résultats affichés. Ensuite, vous serez invités à sélectionner votre document et à définir les informations sur le signataire (nom et adresse e-mail). Ce dernier recevra un lien sur lequel il faudra cliquer pour configurer et apposer sa signature. Une fois que chaque signature a été appliquée, le document signé pourra être téléchargé.

Comment signer un document Word ?

Pour insérer une signature électronique dans un document Word, il existe deux possibilités : utiliser l’option intégrée dans l’application ou signer le document en ligne. Si vous choisissez la méthode hors ligne, ouvrez votre document dans Word, puis placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez que la signature apparaisse. Cliquez sur l’onglet « Insertion » puis dans le groupe « Texte » sélectionnez « Ajouter une ligne de signature ». Cliquez sur « Ligne de signature de Microsoft Office » et remplissez les informations pour configurer votre signature. Vous pouvez également rechercher des services de signature numérique auprès d’un partenaire certifié par Microsoft, en cliquant sur « Ajouter des services de signature ».

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