Publié le : 13 décembre 20225 mins de lecture
161 millions de lettres recommandées sont en moyenne envoyées en France chaque année. Tout comme le courrier papier, qui a été largement remplacé par le courrier électronique, le courrier recommandé existe dorénavant sous forme numérique. On vous explique dans cet article les caractéristiques de la lettre recommandée électronique ainsi que son principe de fonctionnement.
Lettre recommandée électronique (LRE) : de quoi s’agit-il ?
Une lettre recommandée électronique représente un courrier entièrement électronique qui pourra être utilisé aussi bien par les professionnels que par les particuliers. Après l’envoi d’un tel courrier, l’expéditeur recevra une attestation de dépôt. De la même manière, le destinataire recevra une notification par e-mail lors de l’arrivée de la lettre. Tout comme une démarche administrative qui se fait en ligne, un LRE a le même effet juridique qu’un courrier recommandé papier. Cependant, il est soumis à des réglementations énoncées dans des documents officiels. Son utilisation doit donc répondre à diverses conditions. Une LRE peut être utilisée lorsque l’envoi de courrier recommandé est requis par la loi. C’est le cas, par exemple, lors de la résiliation d’un contrat de location de logement. Vous pouvez également le choisir, même si la lettre recommandée électronique est une option. Dans ce cadre, il est également recommandé afin d’avoir une preuve de la date d’exécution et de l’envoi. Une telle lettre pourra notamment être utilisée pour l’envoi d’une lettre de relance concernant un avis de loyer impayé ou encore une pension alimentaire non versée. Vous pouvez également choisir le courrier recommandé électronique afin d’envoyer des courriers appartenant à différents domaines tels que les professions juridiques (notaire et avocat), l’immobilier, la banque, les assurances, ainsi que les ressources humaines.
Comprendre le fonctionnement du LRE
L’envoi de courrier recommandé électronique nécessite quelques étapes. Pour ce faire, vous devez commencer par choisir un fournisseur de services LRE qualifié. En effet, l’envoi des LRE se fait à travers les services informatiques. Ces derniers émanent des prestataires qualifiés au sens de la réglementation eIDAS tels que la filiale de Docapost et AR24. Par la suite, le consentement du destinataire doit également être obtenu. En effet, l’utilisation de la lettre recommandée électronique nécessite le consentement du destinataire. Cependant, dans ce contexte, il convient de distinguer les destinataires non professionnels et professionnels. Le consentement n’est pas requis au cas où vous allez adresser la lettre à un professionnel. En revanche, il s’avère plus judicieux de le prévenir pour une gestion optimale des notifications. Veillez également à utiliser la bonne adresse e-mail qui vous a été communiquée par le destinataire. Dans le cas d’un destinataire non professionnel, il est impératif d’obtenir son consentement avant d’envoyer la LRE. Choisissez un support qui sert de preuve pour éviter les litiges. Par exemple, vous pouvez inclure des clauses dans votre contrat ou créer un document signé spécifiquement pour votre LRE.
Prouver son identité et s’authentifier auprès du prestataire de services
Le reste du processus nécessite que vous subissiez une première vérification de votre identité. Il vous sera demandé de présenter une pièce d’identité en cours de validité (passeport, carte d’identité, ou titre de séjour). Cette procédure permet aux prestataires de services de fournir un moyen d’identification électronique utilisable à chaque réception ou envoi d’une lettre recommandée électronique. Enfin, pour envoyer du courrier recommandé électronique, vous devrez vous rendre sur le site web du prestataire de services choisi et vous authentifier. De nombreux dispositifs vous seront proposés, à savoir : un moyen d’identification électronique et un certificat de signature électronique qualifié fournis par le prestataire de services. Après une authentification réussie, vous devrez déposer votre lettre sur ce site et vous acquitter de l’acheminement. Les destinataires d’une LRE peuvent accéder au contenu des e-mails pendant cinq jours sans créer de compte sur le site web du fournisseur de services. Vous devez également vous inscrire avec l’adresse e-mail qui a reçu la notification.